Changement culturel d’urgence avec la Vidéo-conférence

Il y a un an la vidéo-conférence ne faisait pas partie de notre quotidien. Désormais c’est un des moyens pour garder le lien avec son écosystème.

Même si son utilisation reste simple sa mise en œuvre doit s’accompagner d’un minimum de règles techniques et pratiques pour collaborer efficacement.

Sans conduite du changement les participants peuvent assez naturellement faire autres choses pendant les réunions et écouter uniquement d’une demi-oreille

En tant qu’organisateur de visioconférences avec Zoom, Teams, 3CX ou d’autres outils les bons réflexes sont :

• Disposer d’une Salle d’attente virtuelle pour éviter les participants inconnus et perturbateurs.
• Ne pas publier les liens des réunions sur les réseaux sociaux mais mettre en place un processus d’invitations et de réponses par e-mail.
• Activer la caméra pour rendre les échanges interactifs et ne pas perdre ses participants des yeux.
• Planifier des pauses lors des réunions de plus de 2h.
• Utiliser des outils de sondages ou tableaux blancs collaboratifs pour faire contribuer les participants.
• Maitriser la gestion des micros des participants pour éviter les dérangements des bruits de fond.
• En tant que participant activer son micro uniquement pour prendre la parole.
• Avertir les participants et enregistrer la réunion pour permettre aux absents de voir le Replay

Les conférences derrière un écran ne remplaceront jamais la saveur des échanges humains, il est néanmoins important d’essayer de rendre plus confortable l’utilisation de ces outils numériques.